Bokningar är en viktig del av vardagen i många verksamheter, men de kräver också tid, noggrannhet och tillgänglighet. När kunder vill boka, boka om eller lämna återbud behöver någon kunna ta emot informationen och se till att den hanteras på rätt sätt. Om den uppgiften ska skötas parallellt med andra arbetsuppgifter kan den bli svår att hinna med, särskilt under perioder med hög belastning. En personlig bokningstjänst innebär att företag kan låta en extern part hantera bokningar enligt verksamhetens önskemål och därmed ge den egna personalen mer utrymme för de ordinarie arbetsuppgifterna.
Bokningar tar tid från ordinarie arbetsuppgifter
SvarDirekt beskriver sin bokningstjänst som ett sätt att underlätta för företag där bokningar annars riskerar att ta tid från den löpande verksamheten. Problem kan uppstå när tider inte stämmer, kontaktuppgifter saknas, gästlistor blir felaktiga eller dubbelbokningar uppstår. Samtidigt kan det vara svårt att utse någon internt som alltid ska sköta bokningarna när personalen redan har andra uppgifter att hantera.
Det är just i den situationen som en extern bokningstjänst kan fylla en tydlig funktion. I stället för att en medarbetare behöver avbryta sitt ordinarie arbete för att ta emot en bokning kan samtalet och uppgifterna hanteras av professionella telefonister. Bokningen kan därefter läggas in i företagets system eller meddelas på det sätt som verksamheten har önskat.
Det ger en tydligare ansvarsfördelning kring själva bokningsmomentet. Företaget kan bestämma hur ärendena ska hanteras, medan telefonisterna tar emot kontakten och följer det upplägg som har satts upp. För verksamheter där telefonen annars konkurrerar med andra arbetsuppgifter skapas på så vis en separat funktion för just bokningar, återbud och ändringar.
Upplägget bygger på att bokningstjänsten anpassas efter företaget. SvarDirekt anger att tjänsten är skräddarsydd och att bokningar, avbokningar och andra ärenden kan hanteras enligt kundens önskemål. Det gör tjänsten relevant för verksamheter som vill få hjälp med en återkommande uppgift utan att behöva förändra hela sitt arbetssätt kring bokningar.
Bokningstjänsten används enligt SvarDirekt av företag inom flera olika branscher. Exempel som nämns är tandläkare och transportföretag, men även verksamheter där kunder bokar bilservice, däckbyte eller resor. Det gemensamma är att någon behöver kunna ta emot bokningen, registrera rätt uppgifter och se till att informationen kommer vidare på ett sätt som fungerar för verksamheten.
En tjänst för flera typer av bokningar
Begreppet bokningstjänst omfattar mer än att bara boka in en ledig tid i en kalender. SvarDirekt hanterar bland annat tidsbokningar, eventbokningar, bordsbokningar och rumsbokningar. Tjänsten omfattar också återbud och anmälningar och kan dessutom användas för receptförnyelser och ordermottagning.
Det betyder att upplägget kan anpassas efter vad som faktiskt behöver tas emot. För en verksamhet kan fokus ligga på att boka in besökstider, medan en annan behöver hjälp med anmälningar till ett event. I andra fall kan det handla om att ta emot bokningar av rum eller bord. SvarDirekt beskriver också hur telefonisterna kan hantera återbud och genomföra ombokningar.
Den bredden är relevant eftersom kundkontakten inte alltid följer samma mönster. Ett inkommande samtal kan gälla en ny tid, men lika gärna en befintlig bokning som måste flyttas eller avbokas. När samma tjänst kan hantera flera typer av ärenden blir bokningsfunktionen mer sammanhållen och företaget kan ange hur respektive kontakt ska tas om hand.
På så sätt behöver kontakten inte stanna vid att en kund lämnar ett meddelande. Bokningstjänsten är utformad för att kunna hantera själva ärendet utifrån de instruktioner som har satts upp. Om en bokning ska registreras i ett webbaserat system kan informationen finnas tillgänglig på skärmen för telefonisten, så att ärendet kan hanteras i anslutning till samtalet.
De exempel som SvarDirekt lyfter visar också bredden i de bokningar som kan förekomma. Det kan vara tandläkartider, läkarbesök, klipptider och advokatbesök, men också service av kopiatorer och skrivare. Rumsbokningar och bordsbokningar är ytterligare exempel. Gemensamt för dem är att en person kontaktar verksamheten för att boka, ändra eller avboka något och behöver få sitt ärende omhändertaget.
För den egna personalen innebär det att färre bokningsärenden behöver tas om hand mitt i andra arbetsmoment. Den som arbetar med kunder eller behöver fokusera på den löpande verksamheten kan fortsätta med detta, medan bokningstjänsten hanterar inkommande ärenden inom det upplägg som företaget har bestämt.
Flexibel hjälp vid arbetstoppar och frånvaro
Behovet av hjälp med bokningar behöver inte se likadant ut under hela året. Vissa företag har ett kontinuerligt behov och använder bokningstjänsten löpande. Andra behöver framför allt förstärkning vid enstaka tillfällen, exempelvis i samband med ett event eller under en period när många bokningar förväntas komma in.
SvarDirekt anger att bokningstjänsten kan beställas både tillfälligt och långvarigt. Den kan användas under arbetstoppar, vid lunch, sjukdom och semester eller när andra behov uppstår. Det gör att tjänsten inte är knuten till ett enda sätt att organisera bokningsarbetet.
För ett företag som vanligtvis hanterar bokningar internt kan extern hjälp därför användas som avlastning när den ordinarie bemanningen inte räcker till. Vid sjukdom eller semester kan bokningsfunktionen fortsätta att vara bemannad utan att en annan medarbetare behöver ta över uppgiften vid sidan av sitt vanliga arbete. Under arbetstoppar kan extra hjälp på motsvarande sätt användas när belastningen tillfälligt ökar.
Det finns också verksamheter där behovet är knutet till en särskild aktivitet. SvarDirekt beskriver att tjänsten kan användas vid enstaka händelser eller event för personal eller kunder. I ett sådant fall kan bokningstjänsten användas för att ta emot anmälningar eller hantera de bokningar som hör till just den aktiviteten.
Flexibiliteten ligger därmed både i hur länge tjänsten används och i vilka arbetsuppgifter som läggs på den. Ett företag kan behöva kontinuerlig tidsbokning, medan ett annat endast behöver avlastning under vissa tider eller perioder. Upplägget kan anpassas efter det faktiska behov som finns i verksamheten.
Det gör också att bokningstjänsten kan användas som en del av den ordinarie rutinen eller som en förstärkning när förutsättningarna förändras. Behovet kan alltså vara återkommande, begränsat till vissa tider eller uppstå i samband med en särskild aktivitet. SvarDirekts beskrivning av tjänsten omfattar samtliga dessa upplägg.
Bokningar kan hanteras enligt företagets arbetssätt
En central del av en extern bokningstjänst är hur informationen förs vidare. SvarDirekt anger att bokningar och avbokningar kan läggas in i kundens system eller meddelas på önskat sätt. Företaget behöver därmed inte vara begränsat till en enda metod för hur informationen ska tas emot efter att telefonisten har hanterat samtalet.
Det webbaserade systemet gör det möjligt för telefonisterna att få upp relevant information på skärmen. Det skapar förutsättningar för att hantera bokningar i enlighet med de instruktioner och uppgifter som gäller för den aktuella verksamheten. När en kund ringer kan telefonisten därmed arbeta utifrån den information som behövs för att ta hand om ärendet.
Det personliga momentet är också en del av upplägget. SvarDirekt beskriver sina telefonister som professionella och framhåller att bokningar, återbud, ombokningar och anmälningar hanteras enligt företagets önskemål. Tjänsten är alltså inte enbart en teknisk lösning för registrering av tider, utan bygger på att någon faktiskt svarar och hanterar kontakten.
För företag som vill undvika missade bokningar eller beställningar kan detta vara en viktig del av tjänsten. En kund som ringer för att boka eller ändra en tid behöver få sitt ärende omhändertaget och informationen behöver sedan komma till rätt plats. Genom att låta bokningstjänsten sköta den delen kan den egna personalen avlastas från en uppgift som annars kräver återkommande avbrott och uppmärksamhet.
SvarDirekts bokningstjänst är därför utformad för både löpande och tillfälliga behov. Den kan hantera flera typer av bokningar, återbud, ombokningar och anmälningar och kan kopplas till det sätt som företaget vill ta emot informationen på. För verksamheter där bokningar är en återkommande del av kundkontakten innebär det att uppgiften kan hanteras separat, samtidigt som personalen får möjlighet att koncentrera sig på sina ordinarie arbetsuppgifter.
